Assinatura eletrônica da Ata de Registro de Preços

Após a conclusão de uma licitação para o Sistema de Registro de Preços (SRP), o órgão gerenciador ainda precisa providenciar a assinatura e cadastramento ou divulgação da Ata de Registro de Preços (ARP), o que acaba se tornando um procedimento por vezes bastante trabalhoso, já que em algumas licitações, como por exemplo no pregão eletrônico, é comum haver diversos vencedores, resultando na assinatura de diversas ARPs. E a dificuldade aumenta exponencialmente quando os diversos fornecedores são sediados em localidades distintas e/ou em localidades muito distantes daquela do órgão gestor.

A Lei de Licitações e Contratos (LLC) veda a admissão, previsão, inclusão ou tolerância de cláusulas e condições que comprometam, restrinjam ou frustrem injustificadamente o caráter competitivo do certame. Assim, a exigência de que os licitantes tenham sede ou domicílio idêntico à do órgão gestor, por exemplo, se torna inviável na esmagadora maioria dos casos (exceto nos casos muito bem justificados, que comprovem de forma inequívoca que a sede ou domicílio do licitante é condição necessária para a satisfação do interesse da Administração, tudo devidamente documentado nos autos do processo).

Mas a partir de 2013 o regulamento federal do SRP passou a prever que a ARP, disponibilizada no Portal de Compras do Governo Federal (Comprasnet), poderá ser assinada eletronicamente. Mas como o Comprasnet ainda não estava adequado a tal procedimento no momento da edição do decreto, previu-se que, enquanto não houvesse tal adequação o órgão gerenciador continuaria providenciando a assinatura da ARP e o encaminhamento de cópias aos eventuais órgãos participantes.

Antes disto, em 2012, foi sancionada a Lei nº 12.682, que regulamentou a digitalização e o armazenamento eletrônico de documentos públicos e privados, conferindo poder probatório tanto ao documento digital quanto à sua reprodução em qualquer meio, realizada de acordo com a lei e a legislação específica. E no decreto federal que a regulamentou, foi previsto que, além da assinatura digital feita por meio de certificação digital emitida no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil, também é possível a utilização de outro meio de comprovação de autoria e integridade de documentos na forma eletrônica, incluindo aqueles que utilizem identificação por meio de usuário e senha.

Uma questão interessante é que a destruição do documento original após a digitalização havia sido vetada em 2012, mas foi restabelecida em 2019, quando da votação da Medida Provisória da Liberdade Econômica pelo Congresso.

Seguindo a tendência já relativamente consolidada no Brasil, de adotar meios digitais para a gestão eletrônica de documentos, bem como para a tramitação de processos, a Administração Pública Federal lançou a iniciativa denominada Processo Eletrônico Nacional (PEN), composto de três grandes ações, dentre as quais está o Sistema Eletrônico de Informação (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e cedido gratuitamente para as instituições públicas que decidiram o adotar. Atualmente o SEI está implantado em 119 entidades, incluindo órgãos federais, estaduais, municipais, estatais e paraestatais.

O SEI passou a possibilitar que, mesmo sem a adequação do Comprasnet prevista no regulamento do SRP, a ARP possa ser assinada eletronicamente, sem a necessidade de envio físico dela para os fornecedores, como muitos órgãos ainda o fazem. A assinatura no SEI adota o que fixa o regulamento federal da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, quanto à garantia da autoria e integridade através da identificação por meio de usuário e senha, dispensando-se portanto o uso de certificado digital da ICP-Brasil. Isto tem o potencial de reduzir o custo de implantação e uso do SEI, já que a aquisição do certificado padrão ICP-Brasil para cada servidor do órgão representaria uma despesa consideravelmente elevada.

Recentemente, em setembro de 2019, o Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República aprovou o Glossário de Segurança da Informação, que conceitua a assinatura digital como sendo aquela que usa o certificado digital. E a assinatura eletrônica seria aquela que permite e assinatura de documentos virtuais com validade jurídica. Portanto, para assinatura eletrônica da ARP por meio do SEI é dispensado o uso do certificado digital, sem que isto resulte em perda da validade jurídica do documento.

Para possibilitar que pessoas que não sejam do órgão assinem documentos no SEI, foi disponibilizada desde as primeiras versões do sistema a funcionalidade de usuário externo, que funciona mediante um procedimento de credenciamento algo parecido com o que fazemos nas licitações em relação à habilitação jurídica do representante da empresa licitante, porém mais simplificado.

Como cada órgão que implanta o SEI, hospeda o sistema em sua infraestrutura de TI, tendo acesso a configurar o sistema para o seu uso, podendo eventualmente não adotar tal funcionalidade. No entanto ela é nativa do SEI e está disponível para ser adotada por todos os que o utilizam.

Há particularidades no procedimento adotado por cada órgão no cadastro de usuários externos, mas a divulgação de tais orientações ocorre normalmente em um site específico de cada órgão, como no caso dos exemplos abaixo listados.

Ministério da Economia: http://fazenda.gov.br/sei/usuario-externo

Controladoria-Geral da União: https://sei.cgu.gov.br/sei/controlador_externo.php?acao=usuario_externo_avisar_cadastro&id_orgao_acesso_externo=0

Governo do Distrito Federal: http://www.portalsei.df.gov.br/usuario-externo/

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Ronaldo Corrêa – Graduado em Logística e foi aluno do Mestrado Profissional em Administração Pública (Profiap) na Universidade Federal de Sergipe (UFS). Atuou desde 2007 em diversas funções técnicas e gerenciais, como chefe do Setor de Administração e Logística (SELOG), pregoeiro e Coordenador de Licitações (COLIC), na Polícia Federal (PF) e Controladoria-Geral da União (CGU). É docente do Programa de Gestão da Logística Pública da Escola Nacional de Administração Pública (Enap). Atua como instrutor de cursos de capacitação em escolas de governo, órgãos públicos e instituições privadas. Foi integrante da delegação brasileira no study tour realizado aos Estados Unidos da América em 2018, no âmbito da Global Procurement Initiative (GPI), realizada pela U.S. Trade na Development Agency (USTDA em parceira com o então Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MPOG), atual Ministério da Economia (ME).