Há uma década, em setembro de 2014, a Justiça Federal da 1ª Região instituía o Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Na época, procedimentos e documentos administrativos eram feitos de forma física, ou seja, em papel e utilizando recursos humanos para tramitar.
Em 2014, o TRF1 celebrou um acordo de cooperação técnica com o TRF 4ª Região – criador do SEI – para garantir o direito de utilização da ferramenta. A ideia era transformar processos físicos em eletrônicos, proporcionando segurança, transparência, economia e agilidade nos fluxos de trabalho e otimizando procedimentos e controles para emissão, tramitação e arquivamento de processos administrativos.
Dez anos depois da implementação do SEI na 1ª Região, os dados mostram que as expectativas iniciais se tornaram realidade. Segundo o Núcleo Regional de Apoio ao Processo Administrativo Eletrônico (Nupae), já foram aproximadamente 1,6 milhão de processos e mais de 9 milhões de documentos gerados de forma eletrônica desde 2014. Isso significa, na prática, economia de papel, toner, plástico, além de toda a manutenção de maquinário e serviços manuais (perfurar e grampear folhas), bem como redução de documentos para arquivamento.
Além disso, o Sistema também trouxe transparência – já que os documentos inseridos no processo servem de repositório e ficam acessíveis às unidades destinadas – e praticidade, possibilitando que os usuários acessem processos administrativos de diversos dispositivos e a qualquer momento e, ainda, facilitando o compartilhamento de informações e a comunicação entre unidades internas e externas ao Tribunal.
Ferramenta em constante evolução
“A gente sempre evolui o SEI de acordo com as necessidades de todos os que utilizam o Sistema”, afirma a autora e gestora nacional do SEI, Patrícia Valentina Ribeiro, que é servidora do TRF4. Com base nisso, desde que foi implementada na 1ª Região, a ferramenta já passou por diversas atualizações e melhorias que facilitaram as rotinas de trabalho do corpo funcional.
Dentre as principais funcionalidades do SEI, implementadas até a versão 4.1.2 (atualmente utilizada no TRF1), estão:
- Produção, edição e trâmite de documentos de forma on-line;
- Acompanhamento de processos administrativos;
- Controle de prazos para executar ações previstas/solicitadas;
- Assinatura eletrônica facilitada e por blocos, o que possibilita a assinatura de vários documentos de uma única vez;
- Inclusão de notas e tags coloridas para facilitar a comunicação e a identificação dos processos;
- Envio de documentos ali gerados por e-mail, impressão e criação de arquivos em formato PDF;
- Criação e utilização de modelos de documentos para otimizar tempo de produção e resposta;
- Pesquisa de processos por número, unidade geradora, palavras-chave, assunto e outros filtros;
- Validação de documentos já existentes;
- Login seguro de qualquer lugar e dispositivo, utilizando o múltiplo fator de autenticação (2FA).
Para falar sobre as melhorias que vêm sendo implementadas na plataforma e ouvir a experiência da 1ª Região com o Sistema ao longo desses dez anos, a gestora nacional do SEI, Patrícia Valentina Ribeiro, visita o TRF1 nestas segunda e terça-feira, dias 9 e 10 de setembro.
